Proje Yöneticiliğini üstlenecek firmanın seçimi; iş sahibi veya müşterinin yapacağı yatırım için verdiği en önemli kararlardan birisidir. Bir projenin başarısı, çoğu zaman yetenekli, deneyimli ve saygın bir uzman firmanın görevlendirilmesine bağlı olabilmektedir.
Projelerde en iyi sonuçlara, müşteri ile proje yöneticisi arasında tam bir güvene dayanan gerçek bir iş ilişkisi kurulduğunda ulaşılmaktadır. Bu nedenle proje yönetim firmasını seçme yöntemi, öncelikle her iki taraf arasında karşılıklı güveni geliştirmeyi amaçlamalı ve karşılıklı görüşmeden kesinlikle teklif istenmemelidir.
Proje Yönetim hizmetinin başarısı, işe uygun nitelikteki ekip üyelerinin projede yeterli zamanı harcamalarına bağlıdır. Bundan dolayıdır ki seçme yöntemi; hizmet bedellerini, uygun nitelikli elemanların yeterli çalışma sürelerine olanak bırakmayacak özellikte olmamalıdır. Yetersiz (düşük) ücretler; projeye daha az zaman verilmesi veya daha düşük maaşlı (ve genellikle daha az yetenekli) personel görevlendirilmesi, hizmetin kapsamının daralmasına ve kalitesinin düşmesine yol açar. Yani hizmet bedellerinin düşük olması, projenin toplam maliyetinin de düşük olacağı garantisini vermez. Yetersiz mühendislik çalışmaları, genellikle inşaat işlerinin maliyetlerinin yükselmesine yol açar. Böylece başlangıç ve planlama süreci hizmetlerinde yapılan tasarruf, diğer süreçlerde yüksek bedel artışlarını meydana getirir.
Öte yandan; proje yöneticilerinin yetenek, deneyim ve dürüstlüklerinin değerlendirilmesine dayanan çok denenmiş seçme yöntemlerinin kullanılmasına rağmen; çoğu zaman hizmet firmaları üzerinde, hizmetleri ile ilgili olarak ücretleri yönünden birbirleri ile rekabete girişmeleri için büyük baskı uygulanabilmektedir.
Genelde işveren temsilcileri üzerinde, tüm ihaleleri en düşük bedeli önerene verme yolunda yasal veya psikolojik bir baskı bulunmaktadır. Bunun nedeni; rekabete dayalı teklif yönteminin, kesin olarak tanımlanabilen mal ve teçhizat tedarikinde çoğu zaman en iyi yöntem olmasındandır. Ancak bu yöntem, hizmetleri tanımlama güçlüğü üzerinde durulmadan; maalesef profesyonel hizmetlerin sağlanmasında da uygulanabilmektedir.
KALİTE ESASLI SEÇİM SİSTEMİ
Aşağıda belirtilen seçim faktörlerin tümünü birden, en iyi karşılayan yöntem, Kalite Esaslı Seçim yöntemidir. Buna göre müşteri, müşavirini/proje yöneticisini aşağıdaki unsurlara dayalı olarak seçer:
- Mesleki yeterlilik
- Yönetim yeteneği,
- Yeterli kaynaklara sahip olma,
- Profesyonel bağımsızlık,
- Ücret yapısının adilliği,
- Mesleki dürüstlük,
- Kalite garantisi sistemi,
KALİTE ESASLI SEÇİMİN ÜSTÜNLÜKLERİ
Proje yöneticilerini niteliklerine bağlı olarak seçme yönteminin, müşteri açısından en üstün yararı sağladığı açıktır.Kalite Esaslı Seçim Sistemi; hizmet sunucuları/müşavirleri, devamlı olarak mesleki becerilerini geliştirmeye, yaratıcılık ve yenilikçilik için çaba göstermeye özendirir; çünkü onların seçilip görevlendirilmeleri bu özelliklerine bağlıdır. Müşavirlerin rekabet fiyatları ile üstün nitelikli hizmet vermelerinden yararlanacak olanlar ise tabi ki yine müşterileridir.
Kalite Esaslı Seçim sisteminde, her zaman için önemli olan müşteri-müşavir arasındaki görev ilişkileri, daha seçim işlemlerinin başında kurulur ve güçlenir. Çünkü bu sistemde müşteriler, söz konusu müşavir firmaların yetenek düzeyini olduğu kadar firmaların uzman ve yönetici personelini de değerlendirme olanağı bulurlar ki, bu şekilde hatalı bir seçim yapılma riski azalır.
Kalite Esaslı Seçim yöntemi, daha işin başında müşteri ile müşaviri "bir ekip" olarak bir araya getirir. Bu kaliteli bir proje için temel bir faktördür. Her projenin kendine özgü özellikleri ve zorlukları vardır. Müşterilerin, projelerin daha başında gerek işin karmaşık yönlerini, gerekse çözüm için istenilen mesleki hizmetleri, çeşit ve tiplerini tam olarak görüp kavraması zordur. İşte bu nedenle, müşteri ile proje yöneticisi birlikte çalışarak hem projenin amaçlarını en ince ayrıntılarına kadar saptayabilir, hem de projeyi gerçekleştirmek için gerekli hizmetler üzerinde ortak görüşe varabilirler.
Kalite Esaslı Seçim yönteminde hizmetin bedeli, hem müşteri hem de proje yöneticisi/müşavir açısından hakkaniyete ve adalete uygun olmalıdır. Çünkü bu sistemde proje yöneticileri; projenin ayrıntılarına daha az zaman vermek, daha az sayıda alternatifler üzerinde durmak veya denetimi azaltmak yerine hizmet performanslarını maksimize etmeye yönlendirilir ki; bu da projenin daha güvenli, daha verimli ve daha ucuz gerçekleşmesiyle birlikte, işletme sürecinde daha ekonomik olması demektir.
Kalite Esaslı Seçim yöntemine karşı görüş olarak, müşterinin proje yöneticisini seçtikten sonra yapacağı ücret görüşmelerinde zayıf ve etkisiz kalacağı ileri sürülebilir. Ancak bilinçli ve sektörü bilen bir müşteri, şeffaf adam-gün, ücret ve maliyet tabloları üzerinden müzakereye oturduğunda böyle bir sorun yaşamayacaktır. Kaldı ki, firma bu süreçte hakkaniyete ve rekabete uygun bir ücret üzerinde anlaşmaya varmak için büyük bir baskı altında olacaktır. Çünkü rakip firmalar, davet edildikleri takdirde ücret görüşmesi yapmak için hazırda beklemektedirler.
Üstün nitelikli bir proje yöneticisinin seçimi, proje maliyetlerini olumlu yönde ve büyük çapta etkileyecektir. Proje Yöneticisi tarafından proje ile ilgili olarak ilk % 5'lik dilim kapsamında verilecek kararlar, projenin teknik ömrüne ilişkin toplam maliyetine en fazla etki eden kararlardır. Projelerin toplam teknik ömür maliyetleri ile karşılaştırıldığında, proje yöneticilerinin ücret payları % 1’in çok altındadır. Kusursuz bir hizmet ile yetersiz bir hizmet arasındaki kalite farkının toplam teknik ömre etkisi, müşavirin alacağı ücreti kat kat aşacağından proje yöneticisini en düşük ücrete göre seçmenin hiçbir anlamı yoktur. Yatırım ücretleri ile kredi fonlarının yetersiz olduğu ortamlarda müşterilerin yararına olan husus, kaliteye ve elde edilecek değere önem ve ağırlık vermektir.
Özetle, Kalite Esaslı Seçim sistemi, proje yöneticilerini, müşavirlik hizmetlerinin masraf ve maliyetlerini genel olarak yükseltecek biçimde yüksek fiyatlı teklif hazırlamaya yöneltmeyecek, aksine projenin gerçekleşme maliyetlerinde en az %10-15 arasında tasarruf ve değer sağlayacaktır.
(*) FIDIC'in QBS (Quality Based Selection) adlı yayınından yararlanılmıştır.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder