Bir Gayrimenkul Geliştirme Projesinde Test ve Devreye Alma Ne Zaman Başlar?

Başlığa gülümsediğinizi ve “tabii ki inşaat süreci biterken” dediğinizi duyar gibiyim. Meslek hayatımın uzun yıllarını ben de bu ön yargı ve mesleki körlükle yaşadığım için size hak vermiyor da değilim. Ancak, tasarımcısını kendisi seçip, süreci kendisi yönetmiş, yüklenicisini kendisi seçmiş, ama inşaatını yöneten ve sadece denetleyen kişi ve kurumları binanın işletme performansından tek sorumlu olarak gören İşverenler size de yabancı gelmiyor değil mi?

İnşaat sektöründe, özellikle içinde insanların yaşadığı gayrimenkul geliştirme projelerinde, hele de otel, konser salonu gibi konfor yapılarında mekanik ve elektrik tesisatın toplam maliyet içindeki oranının %50’ye yakın olduğunu bilmeyenimiz yoktur. Projeyi yönetenler, ya inşaat mühendisidir ya da mimar. Projelerde “test ve devreye alma” faaliyetlerinin büyük çoğunluğu mekanik ve elektrik tesisat işlerinde yer alır ve neredeyse ülkemizdeki tüm bina projelerinin mekanik ve elektrik tesisatı, işletme döneminde mutlaka ciddi sorunlarla boğuşur.

En iyi projeciler tarafından tasarlansa da, en iyi yükleniciler tarafından gerçekleştirilse de, ne yatırımcılar, ne işletmeciler ve ne de kullanıcılar mutlu olmazlar. Yatırımcılar işletme giderlerinin yüksekliğinden, işletmeciler bakım ve işletme sorunlarından, kullanıcılar ise ya pişmekten ya da donmaktan şikayet ederler.

Bir binanın taşıyıcı sisteminin performansı, maalesef büyük oranda bir deprem anında test edilir. Kalitesi ise, bir şekilde süreç boyunca yapılan kalite testleriyle sağlanır ve iş bitiminde yapılan testlerin belgelenmesiyle dosya kapanır.

İnce imalat iş kalemleri, aralarında su-ısı-ses yalıtımı gibi performansa dayalı testler içeren imalatlar olsa da, şayet üzeri kapatılmış değilse, büyük oranda gözle görülen ve işin sonunda kabul aşamasında gözlenebilen imalatlardan oluşur.

Ama mekanik ve elektrik imalat kalemleri öyle mi? Bu imalatların neredeyse tamamının performansı, ancak işletme dönemindeki maliyetler ve kullanıcı memnuniyeti ile ölçülür. Sızdırmazlık, ses, hava debisi, ısıtma, soğutma vb. gibi performans çıktılarının, daha tasarım aşamasında yatırımcı, işletmeci ve kullanıcı ihtiyaçlarına uygun olarak planlanması, uygulanması ve işin sonunda planlanana uygun gerçekleştirildiği test edilerek devreye alınması gereken imalatlardır.

Bir binada yaşayan insanın yaşamına bu denli dokunan, binanın yıllarca devam edecek yaşam döngüsünde harcadığı enerji maliyeti nedeniyle yatırımcı, işletmeci ve kullanıcıyı bu denli etkileyen ve ilk yatırım maliyeti de toplam yatırımın neredeyse yarısına eşdeğer bir imalat grubuna neden bu denli az önem veririz? Bunu anlamak çok zordur.

Önce sistem sorunuyla başlayalım dilerseniz. Yatırımcı, maliyetlerini düşürme hevesiyle önce tasarım ekibini parçalara bölerek işe başlar. Müellif Mimarını ya da Proje Yöneticisini bu ekibe liderlik etmekle görevlendirmek yerine, tasarım kriterlerini kendisi oluşturmayı ve tasarım sürecini kendisi yönetmeyi tercih eder. Ülkemizde her yatırımcı bir ölçüde mimarlık yapmaya hevesli olduğu için taşıyıcı sistem, ince yapı gibi sistemlerinin tasarım sürecinde bunu bir nebze yapabilecek bilgi ve beceriye sahiptir. Ancak, iş mekanik, elektrik ve elektronik gibi teknolojik sistemleri kullanıcı ve işletmeci dilinden tasarımcı diline tercüme etmeye geldiğinde bu bilgi ve birikime sahip olmadığı için bu süreci görmezden gelir. Kaldı ki, bu bilgi ve birikime sahip olsa da, projenin gerçekleşme modelinin farklı özelliklerine göre bu ihtiyaçları projeye uyarlayacak deneyime sahip değildir.

Sonuçta, Proje Yöneticisi tasarım bittikten ve uygulama süreci başladıktan sonra görevlendirildiği için tasarruf edildiği düşünülen maliyet ve salt uygulama kontrolü ile sınırlanan hizmetlerin yetersizliği, kullanıcı mutsuzluğu ve bakım-işletme maliyetlerinde artış olarak Yatırımcıya kat be kat fazlasıyla geri döner.

Peki, bu süreç gelişmiş ülkelerde nasıl işliyor? Her konuda olduğu gibi çok basit ve anlaşılabilir bir metodoloji kullanılıyor;

-          Fonksiyon ve performans koşulları önceden tanımlanıyor,

-          Fonksiyon ve performans testleri önceden planlanıyor,

-          Yapılan tüm testler kayıt altına alınıyor, denetleniyor, ve

-          Deming’in meşhur kalite döngüsü tekrarlanıyor.

Çok basit gibi geliyor değil mi? Bunun için tek yapacağınız şey, tasarım aşamasından başlayarak, tüm uygulama sürecinde bu metodolojiye bağlı kalmak. Evet, Yatırımcı alıştığı kara düzen yerine, uzmanlaşmış bir hizmeti satın alarak, küçük bir maliyet artışına katlanmış oluyor. Ama inanın, bu konuda Yatırımcıyı ikna etmek, kara düzene alışmış ve iman etmiş inşaat yöneticisi meslektaşlarımızın alışkanlıklarını değiştirmekten daha zor değil.

Elde edilecek sonucun ise, bir  binanın en az 30-40 yıllık ömründe Yatırımcıya ve İşletmeciye katacakları ile kullanıcıların mutluluğunun yanında bir hiç olduğunu kolayca hesaplayabilirsiniz.

Test ve Devreye Alma Metodolojisi: Bir Örnek

Commissioning Planı’nın Oluşturulması

Binanın ihtiyaçları ve Yatırımcı’nın hassasiyetleri dikkate alınarak; binanın teslimi aşamasında kendisinden beklenen fonksiyonları eksiksiz yerine getirmesini güvence altına almak için; yapılacak tüm testlerin planı yapılır. Bu planlama esnasında, inşaat süresince yüklenicilerin hangi hazırlık testlerini (Fonksion Ön Testi) yapacağı ve bunları Commissioning Yönetimi tarafından nasıl kontrol edileceği tanımlanır. İnşaat Kabul döneminde yapılacak nihai testlerin (Fonksiyonel Performans Testi) ise planı ve geçti/kaldı notunu belirleyecek kriterler her test için ayrı ayrı olarak belirlenir.

Uygulama Projeleri ve Shop-drawingler'in gözden geçirilmesi

Proje ile ilgili dokümanlar, ilgili test ve ölçümlerin yapılmasına herhangi bir engel olmaması adına gözden geçirilir ve yüklenicilerin gerekli düzeltmeleri talep ve kontrol edilir.

Commissioning Spesifikasyonu’nun Oluşturulması

Commissioning sürecindeki sorumluluk dağılımı, izlenecek test yöntemleri ve ölçüm ekipmanlarına dair detayları içeren Commissioning Spesifikasyonu oluşturulacaktır. Ilgili sorumluluk dağılımında bir boşluk oluşmaması için, yüklenicilerin ve cihaz temin firmalarının, testlerle ilgili sorumluluklarını ve teslim şartlarını eksiksiz yerine getirmeleri için, sözleşmelerinde yer alması gereken tanımlar hazırlanarak Yatırımcı’ya sunulur.

Commissioning İş Programı

Commissioning işleri ile ilgili iş planı hazırlanacak ve inşaatın ana iş programına entegre edilmek üzere tarafınıza sunulacaktır.

Commissioning Takip Dosyası (Issue Log)

Problemli konuların takibi için Commissioning Takip Sistemi hazırlanacak olup, Commissioning süreci boyunca, problemlerin ve ilgili aksiyon planlarının kayıt altına alınması sağlanacaktır.

Commissioning Toplantıları

Commissioning sürecinde yer alan tüm taraflar (Yatırımcı, Proje Yönetimi, Tasarımcı, Danışmanlar, Yükleniciler…) ile birlikte sürecin değerlendirilmesi için toplantılar düzenlenecek olup; toplantı sonucu ilgili karar/plan faaliyetleri raporlanacaktır.

Commisioning'i etkileyecek hususlar ile ilgili Saha Gözlem Raporları

Gerek hazırlık testlerinin, gerekse binanın tesliminde yapılacak nihai testlerin olumlu sonuçlanmasını tehlikeye atacak veya gecikmesine neden olacak konuları, daha montaj evresi bitmeden yakalamak adına; inşaat süresince saha gözlem raporları hazırlanacaktır.

Bilgi Paylaşımı ve Raporlama

İşin doğası gereği; testlerin inşaatın son dönemine yığılması sebebiyle, en ufak gecikmeler bile telafi edilmez olabilir. İşlerin ilerlemesi ve problemlerle ilgili, elektronik ortamda tüm ilgililerin aynı anda göreceği bir raporlama düzeni kurulacaktır.

TESTLER

Fonksiyon Ön Testleri (Pre-Functional Tests)

Mekanik, Elektrik ve Otomasyon yüklenicilerinin yapacağı hazırlık testleri için uygulanacak olan formların şekil ve içeriği tarafımızca belirlenecektir. Buna göre ilgili formları yüklenicilerin, sahadaki her ekipman/tesisat için eksiksiz şekilde ürettiği tarafımızca kontrol edilecektir. Yükleniciler ilgili testleri yapıp formları doldurduktan sonra ise; yapılan testlerin doküman üzerinde ve örneklemeli olarak sahada kontrolü sağlanacaktır.

Bu testlere örnekler aşağıda verilmiştir:

Boru hidronik testleri, kanal sızdırmazlık testleri, boru ve kanal temizlikleri, cihaz start-up testleri, su ve hava hatlarının dengelenmesi, BMS saha elemanları doğrulama, iletkenlik sürekliliği, izolasyon testleri, toprak direnç testi, paratoner ve topraklama testleri…vb

Fonksiyonel Performans Testleri (Functional Performance Tests)

Binanın fonksiyonlarının, Yatırımcı’nın ihtiyaç ve beklentilerine Uygun olduğunu güvence altına almak için ne gibi testlerin yapılması gerektiği ve ilgili yöntem/prosedürler belirlenecektir. Oluşturulan senaryolara göre; Mekanik, Elektrik ve Otomasyon yüklenicilerinin saha ekipleri ve mühendisleri ile birlikte, söz konusu Fonksiyonel Performans testleri tarafımızca yönetilecek olup, sonuçları kayıt altına alınacaktır.

Bu testlere örnekler aşağıda verilmiştir:

-          Genel Konfor Testleri (Sıcaklık, Akustik, İç Hava Kalitesi, Hava Hızları)

-          Yangın Senaryo Testi

-          BMS Senaryosu

-          Enerji Kesintisi Senaryo Testi

-          Mahaller Arası Basınç Farkları / Hava Akışı Testleri

-          Özel Mahaller Soğutma Yük Testi

-          Kompanzasyon Testi

Sistem Manuelleri

Yükleniciler tarafından işin kabulü aşamasında teslim edilecek olan dosyaların kapsamı ve içerikleri belirlenecektir.

İşletme Personelleri Eğitimi

Yükleniciler tarafından işin kabulü aşamasında, işletme personeli için düzenlenecek olan eğitim programının kapsam ve detayları belirlenecektir. Yüklenicilerin bu sorumluluğu yerine getirmesi tarafımızca takip edilecektir.

Commissioning Raporu

Commissioning Planı’nın, yapılan tüm test sonuçlarının, ilgili tüm formların, karşılaşılan problem ve çözümlerin sistematik bir şekilde kayıt altına alınarak; yapılan tüm Commissioning faaliyetlerinin, yönetici özetini de içerecek şekilde raporlanması sağlanacaktır.

Sezonsal Testler

Geçici Kabul dönemi sonrasında; inşaatın kabulü aşamasında mevsimsel nedenlerle yapılmamış olan testlerin planlaması yapılacak olup; yüklenicilerin bu testleri yapması kontrol ve dokümante edilecektir. Sezonsal test uygulamasını takiben Commissioning Raporu gerekiyorsa revize edilerek nihai haline getirilecektir.

Bir Yanlıştan Çok Ders..

Geçtiğimiz hafta, Erzurum’da 2011 Dünya Üniversiteler Kış Oyunları için 100 milyon harcanarak yapılan kayakla atlama tesislerinin toprak kayması sonucu bir daha kullanılamaz hale gelmesi haberleri üzerinde bir görüş paylaşmış ve meslektaşlarımdan çok sayıda yorum almıştım.

Meslektaşlarımın pek çoğu görüşlerime katıldıklarını ifade etmekle beraber ülkemizin politik ve sosyo-kültürel altyapısından kaynaklanan nedenlerle gelecekten ümitsiz olduklarını beyan ediyorlardı. Ben ise, görüşlerimin tümüyle olumsuz bir eleştiri olarak algılanmaması için yazının içine çözüm önerilerimi de yerleştirdiğimi düşünüyordum. Bugün, bu “gizli şifreleri” açmaya çalışacağım.

Evet, konuyu bu örnek olay özelinde ele alırsak, ister kamunun isterse özel sektörün ticari yatırımı olsun, bir yatırımın “fikirden işletmeye” giden yaşam döngüsünde; geliştirme, tasarım, planlama, finansman, yapım, pazarlama, işletme gibi farklı aşamalarında, farklı karar vericiler, farklı sorumluluk üstlenenler ve farklı risk taşıyıcıları olduğuna şüphe yok.

• ·     Yatırım Kararlarını Verenler ve Yer Seçimini Yapanlar
• ·         Zemin Etüdü, Tasarım ve Mühendislik Çalışmasını Yapanlar
• ·         İnşaat Ruhsatını Verenler ve Yapıyı Denetleyenler
• ·         Hizmet ve İnşaat İhalelerini Yapanlar
• ·         Yapıyı İnşa Edenler
• ·         Yatırımcı Adına Projeyi Yönetenler
• ·         Projeyi Finanse Edenler
• ·         İşletmeyi Üstlenenler
• ·         Yapım Sürecini ve Mülkü Sigorta Edenler

Dilerseniz, önce “yatırım kararını verenlerden ve yer seçimini yapanlardan” başlayalım:  Sanırım, kamu sektörü ile özel sektörü birbirinden en çok ayrıştıran nokta burası. Kamu otoriteleri ve bürokratlar, genelde politik görüş ve yönlendirmelerin etkisi altında kalarak, fizibilite (teknik, ekonomik, sosyal, finansal) çalışmalarına pek önem veremezler. Bu süreçte, politik iradenin sezgisel, kişisel ya da popülist görüşleri ağır basar. Oysa özel sektörde durum biraz daha farklıdır. Kurumsal ya da bireysel yatırımcılar, yapılan yatırımın bırakın fizibilite çalışmalarını, kurumlarının kısa, orta, uzun vadeli hedef ve stratejileriyle uygunluğunu test ettikleri stratejik plan olmadan adım atmazlar. Kararı profesyonel yöneticileri verdiyse dahi en küçük bir başarısızlıkta bunun hesabını ilgililerinden sorarlar.

Aslında bu çalışmalar, yatırımın yol haritası ile birlikte risk analizlerini de içerdiği için, bundan sonraki “tasarım ve mühendislik çalışmaları”nın hangi kapsamda, ne nitelikteki uzmanlarla ve nasıl yapılacağına ilişkin tüm ipuçlarını ve planlama ilkelerini içinde barındırır. “Zemin etüdü ve zemin mühendislik çalışmaları”, yasal zorunluluk olmasa dahi, tasarımcı mimar ve mühendislerin sorumluluğunda yürütülür.

“İnşaat ruhsatları”, genelde yerel yönetimlerin ya da görevlendirdikleri “yapı denetim şirketlerinin” sorumluluğu altında olmasına rağmen, yatırımcı adına görevlendirilen “proje yönetim firmaları”, bu süreçleri de yakından takip etmek zorundadır.

Kamu ile özel sektörü birbirinden farklılaştıran bir diğer önemli konunun, “hizmet ve inşaat ihaleleri” aşaması olduğundan kimsenin şüphesi yok. Kamu sektörünün;

1) Artık değişe değişe iş yapılamaz hale getirilen kamu ihale yasasının açmazları,

2) Politik iradenin yönlendirmesi,

3) Bürokratların bilinçli ya da bilinçsiz tercihleri,

sonucu “projelerin menfaati yerine kişilerin menfaatleri” doğrultusunda karar verdiğini ve seçim yaptığını biliriz.

Bu süreçte karar vericilerin sorumluluktan kaçmasını sağlayacak en önemli kriter, işin en ucuz teklifi veren firmaya verilmesidir. Kalite esaslı seçim yöntemi, öncelikle karar vericilerde bilgi, deneyim ve en önemlisi sorumluluk gerektirdiği için kimsenin işine gelmez ve kullanılmaz.

Kamu sektörü, hizmet ya da yapım ihalelerindeki sorumluluklardan kaçmak için teknik müşavir, kontrollük ya da proje yönetim sözleşmelerinin içine, tasarım ya da yapım firmaları ile bir de “müteselsil sorumluluk” maddesi sıkıştırmıştır. Bu maddeyi gören, bilinçli ve iş yapmaya niyetli firmalar kaçar ve işler niyeti baştan bozuk firmalar arasında paylaşılır. Bu madde nedeniyle “mesleki sorumluluk sigortası” yaptırmak da mümkün olmaz.

Günümüzde ister kamuya ister özel sektöre ait olsun, büyük ölçekli projelerin pek çoğunda “proje finansmanı” gerekmektedir. Kamunun öz kaynakları ile doğrudan finanse etmediği projeler, nispeten daha şanslıdır. Zira finansör ticari bankalar ya da kalkınma bankaları projeyi her yönüyle incelemek, hatta işletmecisinin kimliğine kadar sorgulamak durumundadır. Gerçi son yıllarda, hazine garantisi olmasına rağmen finansmanında zorlanılan kamu yatırımlarında, politik iradenin baskısıyla yine ağırlıklı kamu bankaları liderliğinde konsorsiyumlar tarafından finanse edildiğini görüyor ve bu yöntemlerle finanse edilen projelerde de teknik, ekonomik, sosyal ve finansal sorunlar yaşandığına şahit oluyoruz.

Bu örnek olayda bir diğer önemli konu da, bana göre kamu adına “işletmeyi üstlenenler”. Bakın, adı geçen haberde bir uzman ne diyordu: “Biz heyelan bölgesinde ağırlıkları atarız, bunlar üzerine gölet oturtmuş”. Bilmiyorum ama belki de, tasarım ve mühendislik çalışmalarını yapanların ilerde gölet yapılacağından haberi dahi yoktu. Zira yine bu haberlerden öğrendiğimiz kadarıyla, sadece kış döneminde işletmenin fizibl olmaması nedeniyle, kar pistleri yaz aylarında da kullanılabilsin diye çim kayağı pistleri haline dönüştürülmüş ve çimleri sulamak için bu su deposu-gölet oluşturulmuştu. Yani, iyi niyetli dahi olsa, önceki çalışmalardan ve zincirleme sorumluluk anlayışından habersiz birileri belki de günü birlik aldığı bir kararla işletmesini kurtarmaya çalışmıştı. Bugün artık biliyoruz ki, uluslararası bir projenin finansmanının, işletme firmasının sözleşmesi, gerekli işletme planları ve teknik etütleri olmadan sağlanabilmesi mümkün değil. Ama kamu sektörümüz hala memur işletmecilik anlayışını sürdürmeye devam ediyor. 

Bu yazıdan özel sektörü konunun dışında tuttuğum anlamının çıkması istemem. Sektörde 25 yılı aşkın süredir çalıştığım bazı özel sektör yatırımcısının da, yukarıdaki eleştirilerden bir nebze nasibini alması gerektiğini düşünüyorum.

Özetle, demem o ki, bu bir genel eğitim ve ortak kültür sorunu. Ama, çözümü için de; sorumluluk üstlenmekten, dürüstlük, iş etiği ve ahlaki değerleri ortak değer olarak benimsemekten, evrensel iş kurallarını uygulamaktan ve bağımsız müşavirlik ilkelerini temel değer haline getirmekten başka çaremiz yok.