Ne bildiğiniz mi, yoksa kimi tanıdığınız mı daha önemli?

“Ne bildiğiniz değil, kimi tanıdığınız çok daha önemlidir” doğru kişileri tanıdığı için iş yaşamında hızla ilerleyen birileriyle karşılaştığımızda hep ağzımızdan çıkan ilk sözdür. Hayatımızda sadece nitelikleri sayesinde değil de sahip olduğu ilişkileri sayesinde istediğini elde eden pek çok kişi tanımış, bu kişileri genelde küçümsemiş ve eleştirmişizdir.

Bu yazımda, başarı yolunu açmak için “bilgi” (insan sermayesi)’den daha çok “ilişki” (sosyal sermaye)’ye odaklanmanın, pek o kadar da eleştirilecek bir durum olmadığını ve üretkenlik ve verimlilik mukayesesine dayalı bilimsel bir araştırmanın bu görüşümü desteklediğinden bahsedeceğim. Evet, “Kimi tanıdığınız” bilgisinin, özellikle günümüzün büyük ölçekli ve karmaşık proje ve iş ortamlarında her zamankinden daha önemli olduğuna hiç kuşku yok.

Paydaş Analizi ve Paydaş Yönetimi

Proje Yönetiminde bugüne dek kullandığımız “soft” tekniklerin en önemlilerinden biri, “paydaş analizi” ve “paydaş yönetimi” olarak kabul görüyor. Bu teknikleri, projemizin nihai başarısını güvence altına almak üzere işin başından itibaren kullanıyoruz. Yaptığımız işten etkilenen, işimiz üzerinde etki ve güç sahibi ya da başarılı ya da başarısız sonuçlarımızla ilgili kimler varsa tek tek listeliyoruz. Sonra, paydaş listesinde bir öncelik sıralaması yapıyor, matematik model üzerinde puanlıyor ve sonuçları bir grafik üzerinde gösteriyoruz.

Paydaşlar, aldıkları puanlara göre yukarıdaki grafikte gösterilen 4 bölgeye (Major, Potential, Normal, Low Impact) dağılıyor.

•        1. Bölgede, güç sahibi ve işimizle ilgili kişiler; ilişkimizi geliştirmek için en çok çabayı göstermemiz gereken kişiler yer alıyor.
•        2. Bölgede, güç sahibi ama işimizle daha az ilgili kişiler; tatmin edilmesi gereken ama özel bir çaba gerektirmeyen kişiler yer alıyor.
•        3. Bölgede, daha az güç sahibi olmakla birlikte işimizle ilgili kişiler; uygun şekilde bilgilendirilmesi ve sorun çıkarmamaları için diyalog gerektiren kişiler yer alıyor.
•       4. Bölgede, daha az güç sahibi ve daha az ilgili kişiler; izlenmesi gereken ama özel bir iletişim çabası gerektirmeyen kişiler yer alıyor.

Örneğin patronumuz, projelerimiz üzerinde en çok güce, etkiye ve ilgiye sahip kişi. Ailemiz, eşimiz ise, projemizle çok ilgilenmekle birlikte muhtemelen onu etkileyecek güce sahip değil. Bu durumda eşimize nasıl davranmamız gerekiyor? Kendisini uygun şekilde bilgilendirmek ve sorun çıkarmaması için onunla diyalog kurmaktan başka çaremiz yok. Tabi verdiğim örnek, işin espri tarafı.

Sonrasında, paydaşlarımızı daha iyi tanımaya çaba gösteriyoruz. Onların projemize olumlu ya da olumsuz tepkilerinin neler olabileceğini öğrenmemiz, projemize nasıl dahil etmemiz ve en iyi iletişimi nasıl kurmamız gerektiğini belirliyoruz. Örneğin;

•           İşimizin sonucundan parasal ya da duygusal nasıl etkilenirler?
•           Onları en çok neler motive eder?
•           Bizden hangi bilgiyi beklerler?
•           Bu bilgiyi nasıl almak isterler? Mesajımızı iletmenin en doğru yolu hangisidir?
•           İşimiz hakkında mevcut görüşleri ne? Doğru bilgiye dayanıyor mu?
•           Görüşlerini genelde etkileyenler kimler? Bizim hakkımızdaki görüşlerini etkileyenler kimler? Bu kişilerin ilerde önemli paydaşlar haline gelme olasılığı var mı?
•           Görüşleri olumlu değilse, projemizi desteklemeleri için ne yapmalıyız?
•           Hala projemizi desteklemiyorlarsa, bu olumsuz davranışlarıyla nasıl başa çıkarız?
•           Onların bu görüşlerinden kimler etkilenebilir? Bu kişilerin ilerde önemli paydaşlar haline gelme olasılığı var mı?
•       Vb.

Bu sorulara doğru yanıt bulmak için en iyi yol, kendileriyle yüz yüze konuşmaktır. Zira, insanlar genelde görüşlerini açıkça söylemekten çekinmez. İnsanlara başta fikirlerini sormak, onlarla sağlıklı bir ilişki kurmak için bazen en iyi yoldur.

Yukardaki, paydaş haritası üzerine işlediğimiz bilgilerle, projemizin destekçilerini, köstekçilerini, savunucularını, sessiz güçlerini, parazitlerini kolayca ayırt edebiliyoruz. Bazı hallerde elinde net bir organizasyon şeması olmayan ve rolü tam tanımlanmamış proje yöneticileri, iç ve dış paydaşlardan oluşan pek çok grupla kaotik bir ortamda bir arada çalışmak zorunda kalabiliyorlar.

Sosyal İlişkiler Ağı Destekli Paydaş Ağı Analizi

Gücü ve etkiyi yöneten kilit paydaşlar hangileri? Projemiz için gerekli kaynakları ve bilgiyi kimler kontrolleri altında tutuyor? Biz kimlere daha yakın olmalıyız? Bu ve benzeri soruların yanıtlarını bulmak için günümüzde artık bilimsel yöntemler kullanılıyor. Yoğun ilişkilerin oluşturduğu o girift labirenti ve bu ilişkilerin karmaşık projeler üzerindeki etkilerini deşifre etmek amacıyla Sosyal İlişkiler Ağı Destekli Paydaş Ağı Analizi adı verilen bir yöntem yaygın olarak kullanılıyor. Bu yöntem bugün, bir sosyal ağda yer alan düğüm ve birleşim noktalarının bağlantılarını çözümleyen Sosyal Ağ Analizinin değişik bir biçimi.

Bu analiz yardımıyla, ağdaki kişinin bağlantı düzeyini, ağ içindeki bütüncül önemini, merkezi konumunu ve ağdaki bilgi akışını görebiliyoruz. Bu analizlerde kullanılan bir dizi metrik, bugün Facebook, Linkedin, Twitter vb. sosyal medya ağlarında da kullanılıyor. Bu ağda ilişkileri, merkezilik, aradalık ve yakınlık konumları ile analiz ediyoruz.

Merkezilik Konumu: Bir kişinin doğrudan kurduğu ilişki sayısıyla belirleniyor. Yüksek düzeydeki merkezilik, bir kişinin o ağda bağlayıcı ya da merkezi konumda aktif bir oyuncu olduğuna işaret ediyor, ama en çok bağlantıya sahip kişi olduğu anlamına gelmiyor. Bu kişi, o ağda avantajlı konumda olabiliyor, organizasyonun gereksinimlerini karşılayacak alternatif seçeneklere sahip olabiliyor, ama bu arada diğerlerine oranla daha az bağımlı konumda olabiliyor. Genelde 3.Şahıs konumundakiler bu düzeyde yer alabiliyorlar.

Yukarıdaki diyagramda, Alice yüksek merkezilik konumunda olmakla birlikte en güçlü kişi değil. Zira, ağın diğer bölümünde yer alanlarla ancak Rafael üzerinden temas kurabiliyor.

Aradalık Konumu: Bir kişinin diğer çiftler ya da gruplarla bağlantı kurabilecek konumda olduğunu gösteriyor. Bu konumdaki kişi genelde ağda güçlü bir konumda oluyor, tek başarısızlık noktasını temsil ediyor ve ağ üzerinde en yüksek etkiye sahip oluyor.

Yukarıdaki örnekte Rafael en yüksek aradalık konumunda, çünkü Alice ve Aldo’nun arasında. Alice’in konumu daha merkezi olmasına rağmen Rafael’in ağdaki konumu daha önemli.

Yakınlık Konumu: Bir kişinin ağda diğer kişilere ne kadar çabuk ulaşabildiğini ölçüyor. Yüksek düzeyde yakınlığa sahip bir kişi, ağda diğerlerine oranla daha hızlı erişim ve bağlantı sağlıyor. Onlara daha yakın ve daha yüksek görünürlüğe sahip.

Yakınlık konumuna örnek olarak, Rafael’in konumu verilebilir. Zira Rafael, ağdaki diğer kişilere daha kolay erişim ve bağlantı sağlayabiliyor.

Özetle;

“Ne bildiğiniz değil, kimi tanıdığınız çok daha önemlidir” derken, doğru kişileri tesadüfen tanıdığı için iş yaşamında ilerleyen birilerinden değil, doğru kişileri ama sezgisel, ama bilimsel yollarla yaşamına sokmuş, onları ve beklentilerini iyi analiz ederek yönetmiş ve kariyerinde başarılı olmuş kişilerden bahsettiğimi anlatabilmiş olduğumu ümit ediyorum.