21 Haziran 2014 Cumartesi

Proje Yönetim Ofislerinin (PYO) DNA'sı



Proje Yönetim Ofisleri (PYO), uzunca bir süredir kuruluşların gündeminde yer alıyor ve artık pek çok kuruluşun standart uygulaması haline geldi. Ama PYO'ların temel amaç ve işlevleri yine de hâlâ sorgulanıyor ve tartışılıyor.

Kuruluşlarda PYO'nun kendine özgü biçimi, işlevi ve yapısı, belli bazı unsurlara bağlıdır. Bunlar:
  • Ele alınan konular ve ihtiyaçlar,
  • Kuruluşun büyüklüğü ve tipi, projelerinin niteliği ve kapsamı, ile
  • Kuruluşun proje yönetimi konusundaki yetkinliğidir.
Bununla birlikte, bir PYO'nun ana ögelerinden birçoğunun tanımlanıp, genetik haritalarının çıkarılması mümkündür.

Son on yılda, "Yeni Nesil PYO'ların Kurulması ve Portföy Yönetimi" gibi konularla ilgilenenler, PYO'ların ana işlevlerinin geliştirilmesine yardımcı oluyorlar. Aslında burada yapılması gereken; DNA'nın şifresinin çözülmesi ya da başarılı bir PYO'nun, her yapıdaki kuruluş ya da şirkete göre ölçeklendirilebilecek ve uygulanabilecek ana ögelerinin tanımlanması olarak karşımıza çıkıyor.


PYO'nun DNA'sında Bulunan Altı Öge

PYO'ya bütüncül bir bakış oluşturmak için tümleşik bir çerçeve şart. PYO'nun DNA'sı, PYO'nun işlevlerinin, yukarıdaki şemada gösterildiği gibi altı geniş kapsamlı kategori altında düzenlenmesini sağlıyor.

1. Uygulama ve Performans: Standartlaştırılmış süreçler, yöntemler, araçlar, şablonlar ile uygulama ve gerçekleştirme kapasitesini artıracak eğitim ve destekleri sağlayarak, proje uygulamasının taktik unsurlarına odaklanır.

2. Stratejik Karar Desteği: Proje seçimi ve önceliklerin belirlenmesine yönelik bilgi sağlayarak, risk, kaynak kapasitesi ve talep yönetimi değerlemesine yönelik önemli bilgileri vurgulayarak ve iş uyumu, yarar sağlama ve değer yönetimine yönelik karar desteği sağlayarak portföy yönetimini kolaylaştırır.

3. Yönetişim: Stratejik unsurlarla taktik unsurlar arasında bağ kuran bir karar yapısı oluşturur ve ilkelerin, yöntemlerin belirlenmesi, yeniliklerin benimsenmesi gibi yönetişim mekanizmalarının oluşturulması dahil, kilit proje/program kararlarını kolaylaştırır ve güçlendirir.

4. Performans Yönetimi ve Raporlama: Proje, program ve portföyün izlenmesi ve yönetimine yardımcı olan raporlar yoluyla konsolide bilgi ve şeffaflık sağlar.

5. İletişim ve İlişki Yönetimi: Bağlantıları ve bağımlılıkları tanımlar, sistemdeki kopuklukları ve darboğazları saptar, organizasyonel silolar genelindeki iletişim ve kesişim sorunlarını çözümler ve paydaşlarla ilişkileri geliştirip yönetir.

6. Organizasyon Değişim Yönetimi: Proje yönetimi, temelde değişimin yönetimi demek olduğu için, PYO değişimin kolaylaştırılmasına ve bu değişimin hazırlanmasına yardımcı olabilir.

Tipik bir PYO’da yukarıdaki ögelerin, tek tek ya da ikili veya daha fazla gruplar halinde bulunması mümkündür; ancak altısının birden, bütüncül bir düzende birbiriyle bağlantılı olarak bulunması enderdir.

DNA yaklaşımı PYO'ya nasıl uygulanabilir? PYO'nun bu altı öge açısından ayrı ayrı değerlendirilmesi, güçlü, zayıf yanlarının ve eksik halkalarının belirlenmesi gerekir. Kuruluşun acı/ağrı noktası ile iş gereksinimleri, odaklanılması gereken öncelikleri belirleyecektir.

PYO'nun DNA'sı yaklaşımı, altı ögenin birbirlerine olan karşılıklı ilişki ve etkileridir. PYO'nun değerinin sürdürülebilirliği için bu ögeler arasında bağlantı ve denge kurulması, bu ögelerin optimize edilmesi şarttır. 

Jack S. Duggal'ın PM Journal'daki Makalesinden Çeviren: H. Doğançay


Hiç yorum yok:

Yorum Gönder