Proje Yönetim
Ofisleri (PYO), uzunca bir süredir kuruluşların gündeminde yer alıyor ve
artık pek çok kuruluşun standart uygulaması haline geldi. Ama PYO'ların temel
amaç ve işlevleri yine de hâlâ sorgulanıyor ve tartışılıyor.
Kuruluşlarda PYO'nun
kendine özgü biçimi, işlevi ve yapısı, belli bazı unsurlara bağlıdır. Bunlar:
Bununla birlikte,
bir PYO'nun ana ögelerinden birçoğunun tanımlanıp, genetik haritalarının çıkarılması
mümkündür.
Son on yılda, "Yeni Nesil PYO'ların Kurulması ve Portföy Yönetimi" gibi konularla ilgilenenler, PYO'ların ana işlevlerinin geliştirilmesine yardımcı oluyorlar. Aslında burada yapılması gereken; DNA'nın şifresinin çözülmesi ya da başarılı bir PYO'nun, her yapıdaki kuruluş ya da şirkete göre ölçeklendirilebilecek ve uygulanabilecek ana ögelerinin tanımlanması olarak karşımıza çıkıyor.
PYO'nun DNA'sında Bulunan Altı Öge
PYO'ya bütüncül bir bakış oluşturmak için tümleşik bir çerçeve şart. PYO'nun DNA'sı, PYO'nun işlevlerinin, yukarıdaki şemada gösterildiği gibi altı geniş kapsamlı kategori altında düzenlenmesini sağlıyor.
1. Uygulama ve Performans: Standartlaştırılmış süreçler, yöntemler,
araçlar, şablonlar ile uygulama ve gerçekleştirme kapasitesini artıracak
eğitim ve destekleri sağlayarak, proje uygulamasının taktik unsurlarına
odaklanır.
2. Stratejik Karar Desteği: Proje seçimi ve önceliklerin
belirlenmesine yönelik bilgi sağlayarak, risk, kaynak kapasitesi ve
talep yönetimi değerlemesine yönelik önemli bilgileri vurgulayarak ve iş
uyumu, yarar sağlama ve değer yönetimine yönelik karar desteği
sağlayarak portföy yönetimini kolaylaştırır.
3. Yönetişim: Stratejik unsurlarla taktik unsurlar
arasında bağ kuran bir karar yapısı oluşturur ve ilkelerin, yöntemlerin
belirlenmesi, yeniliklerin benimsenmesi gibi yönetişim mekanizmalarının
oluşturulması dahil, kilit proje/program kararlarını kolaylaştırır ve
güçlendirir.
4. Performans Yönetimi ve Raporlama: Proje, program ve portföyün izlenmesi ve
yönetimine yardımcı olan raporlar yoluyla konsolide bilgi ve şeffaflık
sağlar.
5. İletişim ve İlişki Yönetimi: Bağlantıları ve bağımlılıkları tanımlar,
sistemdeki kopuklukları ve darboğazları saptar, organizasyonel silolar
genelindeki iletişim ve kesişim sorunlarını çözümler ve paydaşlarla
ilişkileri geliştirip yönetir.
6. Organizasyon Değişim Yönetimi: Proje yönetimi, temelde değişimin
yönetimi demek olduğu için, PYO değişimin kolaylaştırılmasına ve bu
değişimin hazırlanmasına yardımcı olabilir.
Tipik bir PYO’da
yukarıdaki ögelerin, tek tek ya da ikili veya daha fazla gruplar halinde
bulunması mümkündür; ancak altısının birden, bütüncül bir düzende birbiriyle
bağlantılı olarak bulunması enderdir.
DNA yaklaşımı PYO'ya nasıl uygulanabilir? PYO'nun bu altı öge açısından ayrı ayrı değerlendirilmesi, güçlü, zayıf yanlarının ve eksik halkalarının belirlenmesi gerekir. Kuruluşun acı/ağrı noktası ile iş gereksinimleri, odaklanılması gereken öncelikleri belirleyecektir. PYO'nun DNA'sı yaklaşımı, altı ögenin birbirlerine olan karşılıklı ilişki ve etkileridir. PYO'nun değerinin sürdürülebilirliği için bu ögeler arasında bağlantı ve denge kurulması, bu ögelerin optimize edilmesi şarttır.
Jack S. Duggal'ın PM Journal'daki Makalesinden Çeviren: H. Doğançay
|
21 Haziran 2014 Cumartesi
Proje Yönetim Ofislerinin (PYO) DNA'sı
Kaydol:
Kayıt Yorumları (Atom)
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder