Proje Yönetiminde İnsan İlişkileri ve İletişim

Müşaviri, salt tasarım yapan mimar ya da mühendisten farklı kılan ve değer katan özelliğin “yönetim” ya da daha doğru tanımıyla “proje yönetimi” alanındaki bilgi ve deneyimi olduğu kuşku götürmez. “Proje” tanımıyla; araştırma projesi, tasarım projesi ya da inşaat projesi... hangisini kastedersek edelim, bu özellik göz ardı edilemez. Proje Yönetimi disiplininin; 1) Eğitim yoluyla edinilen bilgi, 2) Teknoloji yoluyla edinilen araç ve teknikler ve 3) Süreç içinde edinilen deneyimin yanı sıra okullarda öğretilmeyen ve elle tutulmayan bir yönü daha var. O da, insan faktörü ile ilişkilendirilen ve İngilizce’de “soft skills” ifadesiyle ancak sanatla bağdaştırılabilen becerilerin edinilmesidir. Gerçekten de “proje yönetimi”, bazılarınca “kısıtlı kaynaklarla geçici bir iş yönetme sanatı” olarak da tanımlanmaktadır. Genelde projelerin sınırsız kaynaklarla yönetiminde sorun çıkmaz. Hele de Napolyon’un dediği gibi, sadece “para, para, para”... paranız bile olsa insan, malzeme, makine ihtiyaçlarınızı kolayca elde edebilirsiniz. Projenin kapsam, süre, maliyet, kalite, risk, tedarik konularını genelde bilgi ve teknolojiye dayalı araçlarla yönetmek için gerekli olanakları parasal kaynaklarınızı kullanarak çözmeyi öğrenirsiniz. Bilgiyi, tümü okulda olmasa da, iş hayatında yaşayarak edinir ve deneyerek öğrenirsiniz. Ancak, projenizdeki proje paydaşlarını, insanlarla ilişkilerinizi ve onlarla iletişim kurma becerisini ve mesleki iş ahlakı davranışlarını ne okulda öğrenebilmek mümkündür ne de bunu istekli olmadan geliştirme olanağınız vardır. İşte gerçekten projelerinde başarılı olan müşavirler, kendilerini bu alanlarda geliştirmeye istekli olanlar arasından çıkar. Bugüne kadar, mesleklerinde “en iyi mühendis”, “en iyi mimar” olanlar projeleri en başarılı sonucu alan mühendis veya mimarlar olmamıştır ve bugünden sonra da olmayacaktır. 30 yıla ulaşan meslek yaşamımda projelerinde büyük hayal kırıklığı yaşayan, gerçekten değerli pek çok mimar ve mühendis meslektaşımla karşılaştım: Her şeyin en iyisini ve doğrusunu yaptıklarına inanan ve başarısızlık nedeninin tümüyle kendileri dışından kaynaklandığını düşünen meslektaşlarımla. Müşavir, genelde ülkemizde algılandığı şekilde “eli cebinde”, “eski tüfek”, “uzman” vb. sıfatlarla tanımlanan türden bir müşavir değilse şayet, ya içinde yer aldığı projeyi yönetmektedir ya da o proje takımın aktif bir üyesidir. ABD’de geçtiğimiz yıllarda yapılan güvenilir bir araştırma, bir proje yöneticisinin, projedeki zamanının yüzde 90’ını, proje takım üyesinin de projedeki zamanının yüzde 70’ini insan ilişkilerine ve iletişime harcadığını ortaya koymuştur. Bu araştırma, bizim derin mühendislik eğitimimize ve bilgimize, uzun yıllara dayalı uygulama deneyimimize rağmen, projelerde mantıklı açıklamasını yapamadığımız pek çok sorun ve başarısızlığı açıklıyor kanımca. Son yıllarda değişen iş koşullarının, projelerdeki “paydaş” (*) sayısını, onlarla iş ve işbirliği yapma anlayışımızı ve bakış açılarımızı radikal bir şekilde değiştirdiğini görüyoruz. Bu da bizi, içinde yer aldığımız proje takımını adeta bir “şirket”, bir ‘iş ortaklığı” bir “kar merkezi” gibi görmeye zorluyor. Okullarda aldığımız tek yönlü mühendislik eğitimi ile bilimsel, salt uzmanlık alanına ya da salt müşterimiz olan kişi ve kuruluşun menfaatine odaklanmak: İşte en büyük hata...   “Bağımsızlık” kavramı da kanımca bu anlamda doğru bir tanımlamayı yansıtmıyor.  “Bağımsızlık” kavramıyla, “ben herkese eşit mesafedeyim”, “ben kimsenin menfaatini gözetmem” söylemleri ile hiç de hak etmedikleri halde “kokmaz”, “bulaşmaz” mertebesine ulaşan (!) meslektaşlarımı tanıyorum. Pek çok projede meslektaşlarımızın, “ben mühendisim ya da teknik müşavirim, kendi inandığımı ve doğru bildiğimi söylerim, kim ne isterse yapar” ya da “ben söylemiştim, raporumda yazmıştım, artık ben sorumlu değilim” dediğine sıkça tanık olmuşuzdur. Ve de bunları, büyük bir iyi niyetle ve “bağımsızlık” anlayışının gereği olarak sunmuşlardır. “Bağımsızlık” herkese eşit mesafede olmak ve kimsenin menfaatini korumamak demek değildir. Asıl önemli olan “projenin, proje ortaklığının ve proje şirketi”nin menfaatini korumaktır. Ve, belki projenin o anda pek çokları tarafından algılanamayan menfaati, paydaşlardan belki de sadece birinin menfaati gibi algılanabilir. Eğer kendinize güveniniz yoksa, “etraf ne der” diye çekinirseniz ya da çevrenizin bu bakış açısını değiştirecek liderlik gücünüz yoksa, “projenin menfaati”ni gözetmeniz gerçekten de oldukça zordur. “Bağımsızlık”, projenin ya da proje ortaklığının ve tüm paydaşların uzlaştığı ortak yararı gözetmek olarak algılandığında daha derin bir anlam kazanmaktadır. Hele de “hiç kimsenin kaybetmediği, sonunda tüm paydaşların kazandığı bir oyun” olarak ele alındığında... Projenin daha başında,  projenin menfaatini, projenin bağlı olduğu kurumla ilişkisini, onun sonuçta ilgili kurumu hangi hedefe götürdüğünü, proje takımı üyeleri ile proje paydaşlarının hedef ve beklentilerinin neler olduğunu herkesten önce öğrenmek ve herkese öğretmek,  proje yöneticisinin öncelikli ve temel görevi olmak durumundadır. Projenin ve bağlantılı olarak proje sahibi kurumun iş hedeflerini ve ihtiyaçlarını analiz ederek işe başlamak da en doğru yoldur. Unutmamak gerekir ki, bir projenin, ancak ait olduğu kurumun iş hedefleri ve ihtiyaçları ile uyumlu olması halinde başarı şansı vardır. Başarı için gereken diğer unsurlar ise, projenin paydaşlarını iyi tanıyıp her birinin rolü, bilgi ve becerisi ile projeden beklenti ve hedeflerini öğrenmeye, her birinin projeyi ve proje başarısını etkileme gücünü analiz etmeye zaman ayırmaktır. Paydaşlar, elbette ki sadece proje takımının üyeleriyle sınırlı değildir. Menfaati projeden sadece olumlu değil, aynı zamanda olumsuz etkilenen paydaşları da proje ve iş ortağı olarak kabul etmek gerekir. Hepimiz az ya da çok, geçmişte proje için hiç önemli görmediğimiz bir parazitin projemizde nelere mal olduğuna tanık olmuşuzdur. Sonuçta projemiz, bizim kendi şirketimizdir. Nasıl ki, evrensel muhasebe kuralları şirket ortaklarını değil, temelde şirketin menfaatini korumaya odaklanıyorsa, proje yöneticisinin temel kuralı da proje paydaşlarının ve hatta proje sahiplerinin değil,  projenin menfaatini korumak olmalıdır. Meslekte 40 Yılın Süzgecinden.. Proje yöneticisi olarak, mühendisliği temel eğitim alanımız formasyonu içinde bırakarak, girişimci bir iş adamı, profesyonel bir yönetici gibi davranmaya başlayalım. Mühendislik eğitimimizi, yönetim, finansman, işletme ve pazarlama eğitimleriyle destekleyip, projemize global ve tepeden bakabilmeyi öğrenelim. Mühendislik okullarında öğretilmeyen bilgi ve becerilerimizi geliştirmeye, iyi bir iletişimci olmaya, kendimizi sözlü ve yazılı iyi ifade etmesini öğrenmeye, vücut dilimizi geliştirmeye, kısaca, mesleğimizin güçlü yanlarının yanı sıra insan niteliklerimizi de geliştirmeye zaman ayıralım. Proje paydaşlarıyla ilişkilerimizde şeffaf, dürüst ve güvenilir olalım. Robert Bosch’un dediği gibi: “İnsanların güvenini kaybetmektense, gerekiyorsa para kaybetmeyi bile göze alalım”. Projenin menfaatinin paydaşların bireysel menfaatinin üzerinde olduğunu iyi anlayıp tümüne anlatalım. Vizyonumuzu onlarla paylaşalım. Yöneticilik yerine “liderlik“ yaklaşımını benimseyelim. Bireylere saygı gösterelim, güven duyalım. Bireysel ahlak kadar, proje bünyesinde kurumsal ahlak kurallarına da gereken değeri verelim. (*) Paydaş: Menfaati projeden sadece olumlu yönde değil ayni zamanda olumsuz yönde de etkilenen kişi ve kuruluşlar anlamında kullanılmaktadır. Örneğin, sadece müteahhit, işveren, projeci, finansör, kamu onay makamlarını değil aynı zamanda proje bölgesinde yaşayan insanları, politikacıları, çevre örgütlerini ve hatta medyayı da içine alacak şekilde düşünülmelidir.